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每天节省2小时 内容简介

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每天节省2小时 精彩文摘

《每天节省2小时》旨在提出3个疑问,“为什么你在做,你在做什么,你什么时候做?”经过思考之后,你是主动对一整天碰到的每一个任务或活动进行选择,还是一如既往墨守成规?你是每天在堆积如山的工作中挣扎,还是经过合理判断有选择地做事?其实你越是不假思索步履匆匆,你就越不可能做合理判断,对时间也就越发失去控制权。时间管理大师肯尼斯·齐格勒还将告诉你,如何下载并使用“总清单”快速分清目标的先后次序、完成必须完成的工作、甚至为那些注定会摧毁你日程安排的干扰、紧急的电子邮件和计划外会议事先计划。这个新版本还探讨了如何有效使用电子邮件移动设备和社交网站,将它们从时间的漏斗变为名副其实的省时法宝。引言:时间管理的第4个维度第1章:快速前进,但迷失方向第2章:掌控自己的每一天第3章:使用总清单制定一个可行的计划第4章:组织和规划高效的一天和一星期第5章:分清工作的优先次序并将你的优先次序告诉同事第6章:控制并有效使用电子邮件第7章:规划写作和演讲,取得立竿见影效果第8章:组织并提高项目运作效率第9章:有效地授权第10章:规划和执行一个有效的会议第11章:管理电话和干扰第12章:制定一个简单有效的归档系统第13章:每天节约2小时第14章:识别和管理拖沓附件:时间管理行动计划第2章 掌控自己的每一天:要当马戏团团长而不是野兽真正的繁荣产生于我们对自己和同伴恰当的信任。——本杰明·伯特(BenjaminBurt)人们的反应从没有像今天这样活跃。所有的沟通都在瞬间发生。虽然我们和对方(同事、朋友、老板、家人、客户或顾客)的交往次数增多;然而一般人并不认为自己做的事比五年更多。经过十三年的研究,我发现即时沟通和更高的生产力之间并没有很强的关联性。实际上,电话或黑莓手机带来的生产力的增加,常常被人性所抵消。人性适用的是后进先出原则。即便我们手中正做着更重要的事,只要一有新的刺激,我们就会停下来做出反应。这种反应让我们一整天一直不停地从一个工作转移到另一个。你是否也有过这样的经历?觉得自己一整天都忙得底朝天?下班的时候已疲惫不堪?看着自己该完成的工作清单,发现还有一大堆重要的活儿还没干完?回家的时候觉着很沮丧,没什么成就感?如果你最近有过这样的经历,或甚至是每天都有这样的经历,本章的内容将非常适合你。让我们看看有哪些方法,能够帮助你重新掌控自己的每一天和每一个星期,让你在下班时感到真正的满足。你的选择:过去,我常常抱怨我的同事、老板,并对每天或隔三差五发生的不对劲牢骚满腹。后来我发现这么根本做于事无补。我还是每天工作到深夜,而且,最重要的是,每每得到晋升的都是我的同事,却没有我的份。终于有一天,我意识到,我必须变得更积极主动一些。我对自己说,如果我自己不做出改进,什么也改变不了。我意识到我是有选择的。为了让那些老问题永远消失,我必须提出长远的解决方法,而不是哪疼医哪。一个例子以前,我的老板常常在快下班的时候(好像每天都是如此)就会走过来,给我一个项目。于是我只得熬夜干活。我想,该怎么办呢?于是,我决定每天下午1点左右去一趟他的办公室,看看有什么项目或任务需要我做。一天,一件奇妙的事情发生了,下午1点老板走到我的办公桌旁对我说,“在你干扰我之前,我想还是先把这个项目拿给你。”我回答道,“你一定不知道这对我意味着什么!”他望着我,一脸狐疑。他并不知道我已经反向训练了他做事的方法。此外,我还会问问自己,当我在接连不断地应付干扰、新要求和规定的截止日期时,当一有人让我做这做那都满口答应时,我真的是在告诉别人我很珍惜自己的时间吗。最终,我想明白了为什么每到下班时手上剩下的总是自己的活儿。最终马戏团团长意识到是自己的行动导致他/她每天对自己的时间失去控制。这些坏习惯包括:在每天开始工作前没有一个切实可行的计划(应付了事)。上班后先和同事们聊上30到45分钟(包括喝杯含咖啡因的饮料)。打开收件箱,设法一一回复所有的电子邮件(不分优先次序)。把自己的邮件通知设置成开通状态,一有新邮件,通知信息都会打断自己的思路或干扰到自己当时正在做的事。同时做两种或四种工作或活动,感觉自己有注意力缺陷障碍(ADD)。因而,对每一种工作、活动或项目都无法集中注意力。一整天都在不停地从一个工作突然转移到另一个(“心脏病综合症”),打电话、收发电子邮件、然后是面谈。当自己下班回家时,却感觉一天下来一事无成,因为自己实际只完成了一点点任务、活动或项目。而且一整天似乎都情绪低迷、后劲不足。一旦接到新要求,二话不说立刻答应下来。猜测别人的意图或需要。把时间浪费在琢磨一些电子邮件和/或语音留言的意思上,措辞很蹩脚或说得太快,让你没听清楚他们的电话号码或意思,或是漏掉了某些重要的信息片段。盲目快进,于是造成自己:犯错(自己需要改正)。口头和书面表达更加含混不清(导致出现更多的问题和误解)。很少提问题,即便自己并不清楚对方究竟需要什么。理解马戏团团长的“观念”我比自己所想的要更有控制力。如果我能积极采取行动,可以让事情有更快地改进。我需要的是长久之计而不是邦迪创可贴。我需要的是坚持、耐心和冷静。无论发生什么都不能放弃(我要和它们耗到底!)。我不想扮演“受害者”。没有人喜欢一个牢骚大王或抱怨者。我需要告诉别人,我有清楚的底线,而且很尊重自己的时间。从这一点出发,把自己当作一个能主宰自己时间的人,游刃有余地控制着表演场上的野兽(干扰、混乱和拖延等等),在混乱的场面中伺机占据主动、放慢节奏和实施纪律,游刃有余地掌控自己的时间。以下介绍一些马戏团团长常用的策略,让“新的你”有个良好的开端。

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